En el campo de la representación médica, el entorno es altamente competitivo. Los visitadores médicos necesitan realizar visitas personales efectivas para capacitar al personal sanitario y exponer el valor del lanzamiento de un nuevo fármaco para incrementar las ventas. Sin embargo, uno de los principales problemas de administrar un equipo de representantes médicos es cómo darles seguimiento a sus tareas, medirlas y determinar si sus visitas son de valor pero con el reto de no estar presencialmente en la misma ubicación física que ellos.
Dentro del día a día de un representante médico debe existir un sistema organizado de tareas y acciones para ejecutarlas efectivamente. Administrar de manera óptima los recursos como tiempos de traslado, y simplificar y tener disponibles sus tareas harán que el visitador médico pueda llegar a sus metas comerciales de manera más fácil.
En nuestro artículo explicaremos qué herramientas utilizar para administrar efectivamente a este personal, aumentar ganancias, mejorar los ingresos de los clientes existentes y atraer nuevos gracias a la tecnología móvil GPS para representantes médicos.
De llamadas a visitas personales con tecnología móvil GPS
¿Cómo interactúan sus representantes con el médico? ¿por teléfono o en reuniones personales? Muchas empresas optan por la opción de las llamadas para poder “controlar” efectivamente al empleado al tenerlo en la misma ubicación. Enviarlo al campo significa perder la visibilidad y quedar a ciegas de las tareas y métricas a alcanzar.
El entorno altamente competitivo es una característica distintiva del ámbito de la representación médica. Mientras sus representantes médicos llaman por teléfono a sus clientes, los competidores realizan visitas personales y venden más.
Docenas de representantes llegan a los médicos, y aquellos que están listos para responder preguntas y hablar sobre nuevas investigaciones, son los que destacan. Para evitar dar posibles beneficios a los competidores, desarrollar clientes y construir una nueva base de clientes debe apostar por las reuniones personales.
Solución: Control de visitas personales a través de tecnología móvil GPS para representantes médicos
¿Cómo logra eliminar su competencia la incertidumbre de la visita médica? A través de la tecnología. Actualmente existen soluciones de servicios en campo como Navixy que permiten planificar, monitorear y controlar las visitas, su duración y su resultado de negocio.
Por ejemplo, a través de los informes de visitas, es fácil verificar qué clientes visitó un empleado móvil durante un período de tiempo específico. Los datos son recopilados automáticamente por la aplicación móvil X-GPS Tracker con base en la geolocalización sin la intervención manual de un representante médico, por lo que no se pueden manipular.
Con una aplicación móvil de servicio de campo podrá conocer el tiempo real:
- El tiempo total de las visitas
- La cantidad de visitas realizadas
- La puntualidad
- Las visitas realizadas por represente
- Las tareas asignadas a los representantes y más
Organización de tareas del representante médico para aumentar las ventas
Es muy común encontrar que son los propios representantes médicos quienes gestionan su agenda y crean sus propios horarios de visita, lo que resulta en diversos problemas: visitan más frequentemente a unos clientes que a otros, pueden dejar fuera por error a clientes clave o tienen la inclinación a visitar al médico que realiza pedidos más grandes y dejar de desarrollar al que tiene potencial de crecimiento.
Solución: citas programadas y estadísticas de visitas recientes
Para garantizar que los representantes médicos visiten no solo a los médicos "convenientes", se puede crear un horario para el equipo, distribuyendo de manera equitativa las visitas teniendo en cuenta a todos los potenciales clientes y clientes. Con una solución móvil de servicio de campo, puede asignar horarios con anticipación en tan solo unos minutos.
Automatice la gestión de visitas utilizando funcionalidades como Tareas Recurrentes para servicio de campo. Especifique qué médicos deben ser visitados y con qué frecuencia. En el día designado, la aplicación X-GPS Tracker recordará automáticamente al representante médico sobre la reunión. En esta tecnología móvil GPS para representantes médicos, los empleados podrá aclarar los objetivos de la visita, verificar la ruta y ver los archivos adjuntos a ese cliente.
Agilizar el intercambio de datos para aumentar el volumen de pedidos
Los tiempos de entrega influyen directamente en el volumen de ventas, por lo que un procesamiento prolongado de los pedidos puede privar a la empresa de aumentar sus ganancias. Si alguno de los representantes en la reunión tiene opción de enviar la solicitud del pedido a la oficina central en tiempo real, el trabajo en el pedido empieza más pronto.
Solución: realizar pedidos a través de formularios móviles e integración con el sistema de contabilidad
Los formularios en la aplicación del empleado ayudan a crear con precisión un pedido durante la visita al médico: selecciona un SKU de la lista, la cantidad del producto y envía la solicitud a la oficina en tiempo real.
Cómo las herramientas móviles ayudan a los representantes médicos a vender más
La tarea más importante de un representante médico es vender los productos de una empresa farmacéutica.
La aplicación móvil X-GPS Tracker permite realizar reuniones eficientes:
- Presentar los productos
- Seguir estándares de visita
- Ver la información adicional sobre el cliente
Precisamente esto y la oportunidad de adquirir nuevos conocimientos, según señalan nuestros clientes, es lo que los médicos valoran en los representantes médicos.
Caso de representantes medicos en México
Un distribuidor de productos farmacéuticos en la Ciudad de México enfrentaba diversos desafíos que llevaron a la empresa a buscar una solución de tecnología GPS para representantes médicos: visitas personales infrecuentes de los clientes y dificultades para transferir información del campo a la oficina.
El gerente de ventas de este distribuidor se puso en contacto con nuestro cliente porque no podían rastrear la cantidad de médicos a cuales estaban visitando sus representantes. Esta información fue crucial para planificar el crecimiento futuro de la compañía ya que desde hace tiempo estaban buscando posibilidades de aumentar sus ventas. Tenían que tomar una decisión si había que contratar a más representantes o se podría solucionar con mejora de los procesos.
Para solucionar su problema le ofrecimos usar siguiente funcionalidad:
- Planeación de tareas recurrentes
Con las tareas recurrentes lograron establecer las visitas 1 vez al mes a cada médico que tenían en su cartera.
- Formularios digitales
A través de formularios digitales adjuntados a cada visita lograron formalizar y agilizar la forma de envío de los pedidos a la oficina.
Si el cliente quiere hacer un nuevo pedido, el empleado llena el formulario en tiempo real con la información de cantidad de productos requeridos.
El supervisor recibe el formulario en tiempo real y puede empezar a trabajar en el pedido de manera inmediata.
Si el cliente no requiere ningún producto, el empleado puede especificarlo en el formulario.
Su gerente luego puede evaluar la conversión de visitas en nuevos pedidos y trabajar en mejorar la estadística.
- Lugares
En Navixy puede ampliar la funcionalidad estándar de PDI POI agregando los campos personalizados como número de teléfono, comentarios y descripción, porcentaje de descuento del cliente, adjuntar documentos, asignar el punto al empleado etc.
El empleado en X-GPS Tracker podrá ver todos los lugares asignados a él con toda la información adjuntada.
- Analítica avanzada
Usando el módulo de analítica avanzada el supervisor puede ver el estado de visitas programadas en el tiempo real para poder intervenir en caso si observa que un empleado no está visitando a los clientes
Gracias a estos instrumentos se logró obtener siguientes resultados:
- La cantidad de visitas se aumentó a 20% con la misma cantidad de empleados.
- Cantidad de pedidos mensuales aumentó a 7.6%.
- Se logró bajar a 1 día laboral el tiempo de procesamiento del pedido. Así que incluso si el volumen de pedidos crece, no habrá necesidad de contratar más personal para procesarlos.
- El gerente de ventas logró identificar el porcentaje de conversión real de cada uno de sus representantes y con eso empezó a crear plan de entrenamiento para su equipo.
Resumen: cómo el Servicio de Campo ayudará a los representantes médicos en su trabajo
- Las visitas personales a los médicos son importantes para aumentar los ingresos. Controla las visitas a través del GPS.
- Las visitas regulares ayudarán a desarrollar clientes.
- Formularios digitales agilizan el procesamiento de pedidos y les permite tener mejor tiempo de entrega comparado con su competencia
- Estadística de conversión de visitas a nuevos pedidos permite ver rendimiento real de su equipo, identificar sus puntos débiles y mejorar su rendimiento
